Cum să respecți GDPR în e-mailurile către membrii clubului de fitness

De această dată m-am gândit să vorbim mai în amănunt despre ce înseamnă GDPR în contextul sălilor de fitness și cum îți afectează e-mail marketingul.

După cum bine știi reglementările privind protecția de date personale au intrat în vigoare în anul 2018 și sunt valabile și în sălile de fitness, fiind afectat modul tău de comunicare cu membrii. Vom intra în amănunt pe acest subiect puțin mai încolo.

Scopul acestui articol este de a te face să înțelegi ce fel de e-mailuri le poți trimite membrilor și ce nu dacă aceștia nu și-au dat consimțământul.

Mai întâi de toate vreau să reiau pe scurt ce înseamnă de fapt aceste reglementări într-o sală de fitness.

Ce înseamnă GDPR în sala ta de fitness

Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) este o reglementare a uniunii europene cu scopul să protejeze datele personale ale cetățenilor. Acesta impune reguli stricte asupra modului în care organizațiile colectează, stochează și utilizează datele personale.

În cazul sălii tale de fitness este vorba despre protejarea datelor personale ale membrilor. Aici sunt incluse scopul colectării datelor și tipurile de comunicări pe care le vor primi. Membrii trebuie să își dea consimțământul pentru a primi anumite e-mailuri/SMS-uri.

Ce înseamnă asta mai exact?

Chiar dacă o persoană este membră a sălii tale de fitness, acest lucru nu îți oferă dreptul deplin de a-l bombarda cu comunicări de marketing. Tu trebuie să obții consimțământul acestuia pentru astfel de e-mailuri.

Consimțământul trebuie să fie clar și să indice în mod specific tipurile de comunicări pe care le va primi membrul.

Un exemplu comun este acela în care o sală de fitness are un parteneriat cu o altă companie ( de exemplu de suplimente sportive) și dorește să-i trimită membrului oferte de la această companie. Ei bine, pentru a face asta, tu trebuie să obții un consimțământ separat pentru a trimite aceste e-mailuri. Simplul fapt că un membru a acceptat să primească comunicări de marketing de la sala fitness nu înseamnă că a acceptat și e-mailuri de la parteneri.

Exemple de e-mailuri tranzacționale și e-mailuri care necesită consimțământ

Este foarte important să știi care este diferența între e-mailurile tranzacționale și cele care necesită consimțământ explicit. Dacă înțelegi care este diferența dintre acestea, atunci vei reuși să respecți reglementările și că nu riști să primești sancțiuni.

Exemple de e-mailuri tranzacționale

E-mailurile tranzacționale sunt acele comunicări necesare pentru funcționarea normală a serviciilor oferite de sala ta de fitness. Acestea nu necesită consimțământ explicit deoarece sunt esențiale pentru membrii care au solicitat sau beneficiază de serviciile tale. Uite câteva exemple:

• confirmarea abonamentului: atunci când un membru își cumpără abonament la sala de fitness, este firesc să primească un e-mail de confirmare a plății și activării abonamentului
• resetarea parolei: dacă un membru solicită resetarea parolei pentru contul său, un e-mail care conține linkul sau instrucțiunile necesare resetării este considerat tranzacțional
• notificări despre programări: e-mailurile care confirmă sau amintesc membrilor despre programările la antrenamente sau clase sunt esențiale pentru a menține serviciul funcțional

Exemple de e-mailuri care necesită consimțământ

Așa cum spuneam și mai sus e-mailurile tranzacționale sunt mesaje esențiale pentru funcționarea corectă a abonamentului și a relației cu membrii.

Aceste emailuri fitness nu necesită consimțământ, deoarece sunt considerate necesare pentru a îndeplini un contract sau pentru a furniza un serviciu pe care membrul l-a solicitat (vezi imaginea de mai sus). 

E-mailurile care necesită consimțământ sunt acelea în care membrul primește:

• oferte promoționale: e-mailurile care promovează reduceri, oferte speciale sau pachete promoționale trebuie să fie trimise doar membrilor care și-au dat consimțământul pentru a primi astfel de comunicări
• newslettere: newsletter-ul care include informații despre activitățile, evenimentele sau noutățile sălii de fitness necesită consimțământ
• oferte de la parteneri: dacă sala de fitness are parteneriate cu alte companii și dorește să trimită oferte de la acești parteneri, trebuie să obțină consimțământul separat al membrilor pentru a trimite aceste e-mailuri

Pentru a trimite aceste tipuri de emailuri, trebuie să obții consimțământul explicit al membrilor tăi.

Ce NU ai voie să incluzi într-un e-mail tranzacțional

Dacă într-un e-mail tranzacțional ai inclusă o ofertă, un sondaj de opinie sau orice fel de eveniment și activități speciale care au loc în clubul de fitness, acel e-mail NU mai este unul tranzacțional, ci devine unul în care consimțământul membrului este obligatoriu.

Mai jos vei putea observa o poză de “așa NU” în ceea ce privește e-mailul tranzacțional.

După cum s-a văzut și în imagine, la final de e-mail a fost inclusă și o ofertă, iar dacă membrul NU și-a dat acrodul pentru a primi astfel de oferte, veri risca o amendă usturătoare de încălcare a reglementărilor privind protecția datelor personale. 

Cum se acordă consimțământul în conformitate cu GDPR

Obținerea consimțământului în conformitate cu legea privind protecția datelor personale este un proces care necesită claritate și transparență. Pentru a obține consimțământul explicit al membrilor, trebuie să urmezi câțiva pași esențiali:

Informații clare și precise: atunci când soliciți consimțământul, trebuie să furnizezi informații clare și precise despre ce tipuri de e-mailuri va primi membrul. De exemplu, dacă vrei să trimiți newslettere săptămânale și oferte promoționale, trebuie să specifici acest lucru

• opțiuni de consimțământ separate: oferă opțiuni de consimțământ separate pentru diferite tipuri de comunicări. De exemplu, membrii ar trebui să poată alege să primească newslettere, dar nu și e-mailuri cu oferte de la parteneri
• confirmare activă: consimțământul trebuie să fie acordat printr-o acțiune activă din partea membrului, cum ar fi bifarea unei căsuțe sau click pe un buton. Nu este permis să folosești căsuțe preselectate
• documentarea consimțământului: păstrează o evidență a consimțământului acordat de fiecare membru, inclusiv detalii despre momentul și modul în care a fost obținut consimțământul

Așadar, dacă ai ajuns în acest punct al articolului sper că ai înțeles mai bine ce înseamnă respectarea reglementărilor privind datele cu caracter personal în comunicarea cu membrii din sala ta de fitness.

Nu uita că trimiterea de e-mailuri fără consimțământ explicit poate avea consecințe grave, inclusiv amenzi semnificative și deteriorarea reputației clubului tău.

Prin respectarea acestor reguli, poți crea o strategie de e-mail marketing eficientă și conformă cu legea de prelucrare a datelor cu caracter personal, care să aducă beneficii atât pentru sala de fitness, cât și pentru membrii săi.

De asemenea, dacă vrei să aflii mai multe despre cum să aplici normele GDPR în activitatea ta la sala de fitness și cum să te asiguri că faci tot ce trebuie pentru a proteja datele cu caracter personal ale membrilor, descarcă ghidul nostru gratuit, mai jos!