Ce este semnătura electronică și cum o folosești pentru clubul fitness

Semnătura electronică presupune semnarea unui document prin intermediul unui sistem online. Acesta este un pas esențial pentru orice afacere care dorește să devină paperless, dar și să economisească spațiu și costuri de arhivare.

Deși pare un sistem complicat, semnătura electronică este de fapt o soluție ușor de implementat la sălile de fitness, pentru semnarea tuturor contractelor de membru.

Bineînțeles, contractul nu are nicio valoare dacă nu este semnat de membru. Asta înseamnă că de fiecare dată când un membru cumpără un abonament sau serviciu la recepție, trebuie să aștepte să i se întocmească un contract, să fie tipărit în dublu exemplar și să-l semneze.

Deseori, membrul nu are răbdare să aștepte la recepție pentru întreaga operațiune și amână semnarea documentului. Asta înseamnă că de multe ori te trezești cu un număr serios de contracte nesemnate, ceea ce te lasă descoperit pentru multe probleme legale.

Semnătura electronică simplifică acest proces și, în funcție de soluția aleasă, mută o parte sau întregul procedeu online. Asta înseamnă că membrul semnează în câteva secunde contractul sau îl poate semna chiar și acasă.

Ce este semnătura electronică

Semnătura electronică poate să însemne o semnătură a unei persoane realizată cu un dispozitiv sau chiar cu degetul pe o tabletă sau un tab special. Totodată, semnătura electronică se poate realiza online, printr-un sistem cu date unice de identificare. Toate soluțiile sunt legale și înregistrează consimțământul membrului pentru termenii din contract.

Această soluție nu necesită tipărirea contractelor, ceea ce înseamnă că arhivarea se poate face electronic.

Beneficiile semnăturii electronice

Principalele beneficii ale semnăturii electronice pentru sălile de fitness sunt reducerea costurilor și a timpilor de așteptare. Deși acest sistem presupune un cost de implementare, acesta va fi compensat rapid deoarece nu vei mai avea costuri de arhivare și nici costuri pentru consumabile. Toate contractele trebuie arhivate cinici ani după ce expiră perioada contractuală. Asta înseamnă nenumărate bibliorafturi ce trebuie păstrate într-un spațiu propice. Să nu mai vorbim de costurile de tipărire.

Toate aceste costuri se elimină complet, deoarece toate documentele sunt arhivate electronic în baza de date, cu semnăturile aferente.

Mai mult, identificarea unui document este cu mult mai simplă atunci când faci o simplă căutare în baza de date, după nume, perioadă sau numărul de contract, decât atunci când trebuie să-l gasești în arhiva fizică.

Așa cum am menționat mai sus, semnătura electronică scurtează enorm timpul de așteptare atunci când se întocmește un contract. În funcție de specificațiile sistemului de gestiune, documentul se poate genera automat, gata completat cu toate informațiile necesare, pe baza datelor din sistem. Asta înseamnă că documentul este gata de semnare îndată ce abonamentul este înregistrat. Membrul semnează pe tabletă sau tab-ul dedicat, iar contractul se salvează în sistem cu respectivele semnături. În plus, membrul poate primi contractul semnat pe email, astfel încât întregul procedeu durează câteva secunde.

Din moment ce semnarea contractelor se face așa repede, membrii nu vor mai sări peste acest pas, iar clubul tău nu va avea bătăi de cap, atunci când apare vreo problemă legală.

Modalități de implementare a unei semnături digitale

Așa cum spuneam, există mai multe modalități de a implementa un sistem de semnătură digitală. Fiecare presupune costuri diverse și pot avea beneficii diferite. Mai jos îți detaliez câteva dintre cele mai des întâlnite la sălile de fitness.

Tab-uri de tip plug&play

Aceste soluții presupun conectarea unui tab special la calculatorul pe care se generează documentul. Membrul iscălește cu un stylus pe acel tab, iar sistemul înregistrează semnătura pe document. Acest tip de semnătură se mai numește semnătură grafometrică și reproduce semnătura olografă.

Aceste tab-uri nu afișează și documentul pe care membrul trebuie să-l semneze. Asta înseamnă că membrul fie trebuie să accepte să semneze un document pe care nu l-a citit înainte, fie trebuie să găsești o modalitate de a-i arăta documentul înainte să semneze. Asta înseamnă că inviți membrul în spatele recepției pentru a-l citi pe calculator sau îl tipărești, ceea ce înseamnă costuri de tipărire.

Deși este o soluție simplă, nu este cea mai uitilă pentru o sală de fitness.

Tabletă pentru semnătura electronică

O opțiune puțin mai complexă este cea cu tabletă. Mai exact o tabletă dedicată, de preferință montată într-un stand cu cap rotativ, pe recepție, unde se afișează contractul ce trebuie semnat, iar membrul și angajatul de la recepție semnează pe ecranul tabletei cu un stylus. În acest fel membrul are acces la contract foarte ușor, îl poate citi și apoi îl semnează.

Una dintre soluțiile propuse de UPfit.cloud funcționează în mod similar, tableta fiind montată într-un stand special, cu branding-ul clubului. Standul are cap rotativ, astfel încât este ușor de accesat atât de către membri, cât și de către cei de la recepție. Contractul se generează automat în sistemul de gestiune, la înregistrarea abonamentului, și se afișează ca nesemnat atât în sistem, cât și pe tabletă.

Recepționerul deschide contractul pe tabletă și îi permite membrului să-l citească. Dacă totul este în regulă membrul și recepționerul semnează contractul. Automat documentul este trimis membrului pe email cu semnăturile incluse, iar statusul documentului în siatem se actualizează și apare ca semnat.

Semnătura electronică online

O variantă mai simplu de gestionat este semnătura electronică online. Această soluție nu necesită niciun fel de tabletă sau tab, iar membrul face totul online. Mai exact, primește un email cu instrucțiuni și un set de date unice de identificare, pe baza cărora poate accesa contractul și îl poate semna online.

Această soluție se află și în oferta UPfit.cloud, fiind preferata majorității clienților noștri, pentru că nu necesită niciun fel de dispozitive adiționale. Emailul se trimite atunci când se înregistrează contractul, iar membrul poate semna online acasă. Toată procedura durează câteva secunde și, la final, membrul primește pe email contractul semnat.

Cum se semnează contractele pentru vânzările online

În cazul în care vinzi abonamente și servicii online, semnarea contractelor nu mai este o problemă. În acest caz, semnarea se face tot online prin semnătura la distanță. Mai exact, în pasul de cumpărare, membrul selectează faptul că a citit și este de acord cu termenii contractului. Doar după ce acceptă acești termeni poate trece mai departe la pasul în care face plata online.

Bineînțeles, sistemul de vânzări online trebuie să-i și arate contractul respectiv, iar după confirmarea plății, trebuie să primească și contractul pe email.

Dacă nu ai avut timp să citești totul...

Contractele de membru sunt extrem de importante și este recomandabil să întocmești unul detaliat de fiecare dată când vinzi un abonament sau serviciu. Bineînțeles, contractul nu are valoare dacă nu este semnat de ambele părți. Deși soluția obișnuită este de a tipări contractul în dublu exemplar și a-l semna cu membrul la recepție, poți opta pentru soluții mai moderne.

Semnătura electronică este o modalitate excelentă de a tăia din costurile lunare legate de arhivare și tipărirea contractului. În plus este o metodă ce simplifică achiziționarea unui abonament la recepție, scurtând serios din timpii de așteptare.

Există mai multe soluții de implementare pentru acest sistem, cu diverse beneficii și minusuri. Trebuie doar să alegi metoda potrivită în funcție de modul în care se pretează cel mai bine clubului tău și a felului în care gestionezi acest aspect.