5 indicatori pentru sala de fitness pe care să îi verifici în fiecare luni

Este o zi obișnuită din timpul săptămânii în care stai și studiezi fiecare mișcare din sală. Totul pare că merge în regulă: membrii se antrenează, clasele de grup sunt ținute de instructori și încasările sunt constante. La prima vedere ai putea spune că totul pare normal. Ce nu știi, însă, este faptul că această imagine poate fi înșelătoare.

Dacă stai și te uiți puțin mai în detaliu vei observa că membrii încep să vină tot mai rar la antrenamente, lead-urile nu sunt contactate așa cum ar trebui, abonamentele expiră fără ca membrilor să li se fi făcut un follow-up, iar la clasele de grup sunt puține persoane care participă. În această fază nu vei simți încă o diferență la profit, dar este un semnal de alarmă pe care nu trebuie să-l eviți.

Secretul este să previi acest declin încă de la primele semne. Nu trebuie să urmărești zeci de rapoarte, ci ai nevoie este o rutină simplă, în care urmărești câțiva indicatori cheie. Tot ce ai nevoie este o listă cu KPI’s pe care să o urmărești în fiecare zi de luni, în sala ta de fitness. Nu ar trebui să dureze mai mult de 30 de minute.

De ce o sală mică de fitness pierde bani fără să pară că are probleme

Dacă te bazezi pe impresii, acestea pot să fie înșelătoare. Imaginea de ansamblu nu este un indicator după care poți eticheta sala ta de fitness ca fiind „de succes”.

Poate observi că seara este plin de membri care vin la antrenament, dar dimineața abia dacă este cineva. Sau poate încasările pe astăzi arată foarte bine, dar multe abonamente urmează să expire săptămâna viitoare. Să nu mai vorbim despre faptul că vezi o mulțime de membri cu abonamente active, dar observi că nu au mai trecut pe la sală de o grămadă de timp. Este clar că nu își vor mai reînnoi abonamentul și îi poți considera ca și pierduți. Ce ai tu nevoie aici este mai multă vizibilitate, nu mai mult control obsesiv. Indicatorii de mai jos te vor ajuta să ai o imagine mai clară asupra ce se întâmplă și unde se află mai exact sala ta de fitness.

1. Membrii cu abonamente active, dar care nu mai vin la sală

Doar pentru că observi că ai mulți membri cu abonamente active nu înseamnă că ei și vin la antrenament constant. Dacă stai și analizezi puțin comportamentul acestora, vei observa că ei renunță cu mult înainte de expirarea abonamentului. Încep să vină tot mai rar, ca mai apoi să nu-i mai vezi la sală cu săptămânile.

Ca să ai mai multă vizibilitate urmărește aceste aspecte:

• membri care au abonamente active, dar care nu au mai venit la sala în ultimele 14 zile
• membri noi care au venit doar o singură dată și apoi au dispărut
• membri cu abonamente premium care nu mai folosesc acele servicii

Verifică lista membrilor cu abonamente active care nu au mai făcut niciun check-in de 10-14 zile. Nu urmări doar numărul, ci tipul de membru.

Un membru nou care a venit o singură dată la sala de fitness are nevoie de mai multă atenție față de unul vechi. Dacă acesta nu a revenit la antrenament poate să fie unul din aceste motive: nu s-a obișnuit cu sala de fitness, nu știa să utilizeze aparatele, nu știa unde sunt vestiarele sau toaletele. Un membru vechi care nu a mai venit de două săptămâni la antrenament poate avea nevoie doar de un simplu mesaj de reactivare.

Trebuie să știi cum să abordezi fiecare tip de membru pentru ca mesajul să ajungă mai ușor la el și să se simtă valoros și important în clubul tău de fitness. Odată ce se simte dorit și important, șansele ca el să se întoarcă sunt mult mai mari.

2. Abonamente care expiră în următoarele 7 zile

În sălile de fitness de dimensiuni mici, de cele mai multe ori abonamentele sunt urmărite într-un Excel, o agendă sau chiar WhatsApp. Această metodă poate funcționa doar până într-un punct. Când încep să fie mai mulți membri, mai multe tipuri de abonamente și mai multe responsabilități la recepție, Excel și agenda nu vor mai fi suficiente. Riști să pierzi evidența, cum ar fi un membru căruia îi expiră abonamentul și nu s-a mai ocupat nimeni să-i facă un follow-up.

De aceea, luni trebuie să urmărești următoarele:

• Câte abonamente expiră în următoarele 7 zile
• Care dintre acei membri au venit recent la sală
• Care nu au mai venit de 10-14 zile
• Cine trebuie contactat de recepție
• Ce mesaj se trimite și până când

Ca să scapi de acest stres constant de a urmări situațiile abonamentelor, ai putea trece pe un sistem de plăți recurente.

Acestea pot reduce o parte din presiune pentru că reînnoirea nu mai depinde de un reminder făcut manual, în fiecare lună. O plată automată îți oferă mai multă predictibilitate în cash flow și nici numai este time consuming.

3. Leadurile care intră, dar nu sunt urmărite

Leadurile nu se pierd din cauză că oamenii nu sunt interesați de serviciile pe care le oferi în clubul tău de fitness, ci din cauză că nu există un proces clar despre cum trebuie să fie gestionate.

Acestea pot veni din mai multe locuri: WhatsApp, telefon, conturile de social media, formular de contact, recomandări sau chiar vizite directe le recepție. Este foarte important să fie ținută evidența acestor detalii. În acest fel îți vei da seama câte leaduri ai pierdut și câte s-au transformat în membri. Verifică luni trei lucruri:

• câte leaduri au intrat săptămâna trecută
• câte au primit un răspuns
• câte au cumpărat abonament

Dacă observi că ai 15 cereri într-o săptămână și doar 7 dintre acestea au primit un follow-up, atunci problema nu este doar la recepție, ci și la proces. Recepția este încărcată cu o mulțime de responsabilități: face check-in membrilor, încasează bani, gestionează întrebări, rezolvă situații neprevăzute. Dacă nu există o listă clară, există foarte mari șanse ca leadurile să fie lăsate în urmă și așa de pierd foarte ușor.

Ca să eviți un astfel de scenariu, stabilește o regulă simplă: atribuie fiecărui lead câte un status. De exemplu: nou, contactat, ofertă trimisă, pierdut, convertit. Așa ai mai mult control și o viziune mult mai clară.

4. Clasele și intervalele de ore care nu performează

Dacă ai și clase de grup, atunci programul trebuie verificat constant. Observă care sunt cele mai căutate și care nu. Nu orice clasă de grup trebuie păstrată în orar doar pentru că așa a fost mereu. Este doar o pierdere pentru tine.

Fă o analiză și uită-te săptămânal la:

• clasele de grup cu cea mai mare rată de participare,
• clasele de grup cu mai puține persoane
• intervalele de ore „moarte”
• anulări repetate

O clasă cu 2-3 participanți într-o singură săptămână nu este un semnal de alarmă, dar dacă la fel este și peste o lună, atunci trebuie să analizezi mai bine care este cauza.

De exemplu, dacă în ziua de marți, la ora 14.00 ai o clasă de pilates la care mai mereu sunt puțini participanți, înseamnă că ai o problemă. Fă câteva teste și vezi ce funcționează și cum poți salva clasa. Încearcă să muți ora, schimbă-i denumirea, promovează clasa mai mult. Încearcă să vezi dacă se schimbă ceva în 2-4 săptămâni. Dacă observi că nu s-a schimbat mare lucru, atunci ai o viziune mai clară că acest format nu funcționează în sala ta de fitness. Același principiu se aplică și la intervalele de ore. Dacă ai ore de vârf seara, atunci testează să vezi cum funcționează ofertele la clasele de grup.

Scopul nu este să „umpli” fiecare oră, ci să folosești mai bine resursele pe care le ai deja.

5. Banii pe care îi poți pierde, nu doar cei deja încasați 

Pentru a avea un business sănătos este foarte important să fii mereu "pe fază". Mulți owneri de săli de fitness cad în plasa de a urmări încasările doar după ce banii au intrat deja și consideră că este suficient. În realitate nu este așa. Dacă te uiți doar la încasările de săptămâna trecută, vezi doar ce "s-a întâmplat" deja. Secretul este să urmărești ce bani poți pierde în perioada următoare. Aici vorbim despre aceleași situații ca cele de mai sus: abonamente care urmează să expire, leaduri care nu au mai primit un feedback de la echipa ta, dar mai adăugăm ceva pe listă: abonamentele premium.

De foarte multe ori operatorii de săli de fitness au impresia că dacă vând abonamente cu servicii premium, au garantat un venit frumos. Problema este că nu știi ce se întâmplă cu venitul tău dacă membrii nu mai cumpără acest tip de abonamente. Dacă o bucată mare de bani provine de la un număr mic de membri care își cumpără astfel de abonamente mai scumpe, te vei trezi că dacă aceștia renunță la ele, vei avea o mare gaură la cash flow. De aceea, acești membri trebuie urmăriți atent: vin constant la sală, folosesc serviciile incluse, sunt mulțumiți de experiență? Un membru premium care nu mai vine la sală nu este doar un membru inactiv, ci un semnal financiar la care trebuie să fii atent.

Așa cum am menționat și mai sus, abonamentele recurente îți pot oferi mai multă predictibilitate. Bineînțeles că nu rezolvă toate problemele, dar te ajută să nu te mai bazezi atât de mult pe abonamentele mai scumpe. Chiar dacă plata este făcută automat, tu tot trebuie să urmărești dacă membrul vine des la antrenament și dacă folosește serviciile pe care le plătește. Scopul acestui indicator este să vezi din timp unde sunt posibilele riscuri, nu să urmărești obsesiv fiecare leu.

Dacă nu ai reușit să citești tot...

O sală mică de fitness nu pierde bani doar atunci când scad încasările. De multe ori pierderile încep mult mai devreme: când membrii vin tot mai rar, când abonamentele expiră fără ca membrilor să li se fi făcut un follow-up, când leadurile rămân neurmărite, când clasele nu mai atrag participanți sau când veniturile depind prea mult de abonamentele premium.

De aceea este important să urmărești acești KPI din sala ta de fitness ca la finalul lunii să nu fi luat prin surprindere. O rutină simplă, făcută la fiecare început de săptămână, îți poate oferi suficientă claritate pentru a lua cele mai bune decizii.

Dacă vrei să aprofundezi mai mult subiectul de KPI's, ți-am lăsat mai jos ghidul nostru gratuit cu KPI-uri esențiale pe care să le urmărești pentru ca sala ta de fitness să fie profitabilă.