Ce să conțină profilul de membru în softul de gestiune al sălii tale

Gestiunea corectă a abonamentelor este cel mai importat aspect pentru o sală de fitness, din moment ce acesta este sursa principală de venit a unei astfel de afaceri. Mulți operatori de fitness au tendința de a se concentra asupra unei liste cu abonamente vândute, în loc să se concentreze pe persoanele care au cumpărat acele abonamente.

Pe termen mediu și lung este mult mai important să ai o imagine generală asupra oamenilor care au cumpărat abonamente (membri), decât asupra unui număr de abonamente vândute.

Managementul eficient și corect al membrilor ajută recepția să-și facă treaba mai repede și mai corect, ajută reprezentații de vânzări să mărească vânzările fără investiții majore și ajută operatorii și proprietarii de săli de fitness să urmărească mai ușor evoluția afacerii pentru a lua deciziile corecte.

Așadar, atunci când vine vorba despre managementul facil al unei săli de fitness este important să te asiguri că ai o bază de date cu toți membrii clubului tău, inclusiv cei care nu mai sunt activi sau care au utilizat doar abonamente de test la sala ta. Poți gestiona o astfel de bază de date în multe feluri, dar cel mai simplu și eficient este să utilizezi un soft dedicat, care să îți ordoneze baza de date și să-ți ofere rapid informațiile de care ai nevoie.

Softurile de gestiune pentru săli de fitness cu adevărat utile ordonează baza de date a membrilor pe baza unor profile sau fișe de membru unice, unde se afișează absolut toate informațiile și detaliile despre respectivul membru. Astfel, ai la un loc toate datele de care ai nevoie și nu trebuie să cauți în mai multe secțiuni pentru a afla o informație anume.

În mod ideal, aceste profile sunt unice pentru fiecare persoană și sistemul nu permite creare a două profile de membru cu același număr de telefon sau cu aceeași adresă de email. Astfel, te asiguri că fiecare membru are un singur profil, cu toate informațiile despre el.

Câte softuri de gestiune pentru cluburile de fitness există, tot atâtea tipuri de profile de membri sunt. Majoritatea oferă un minim de informații necesar, într-un fel sau altul, dar este important să te asiguri că platforma aleasă îți arată rapid exact ceea ce ai nevoie tu. Dacă încă nu ți-ai dat seama care sunt aceste informații, îți las mai jos o listă cu detaliile esențiale pe care orice profil de membru ar trebui să le conțină, astfel încât activitatea tuturor angajaților tăi să fie mult mai simplă.

Numele complet și datele de contact

Știu că este destul de evident faptul că la fiecare membru trebuie să salvezi numele complet și datele de contact, dar vei fi surprins să afli că nu toate softurile permit înregistrarea tuturor acestor informații. Numele complet este necesar pentru ca angajații să știe cum să i se adreseze membrului, dar pentru a identifica în baza de date profilul corect este necesară adresa de email sau numărul de telefon - o informație unică persoanei respective.

Ideal ar fi să colectezi adresele de email pentru că acestea se pot utiliza mai simplu în comunicarea cum membrul. Este mult mai simplu să trimiți un email la o listă de adrese pentru a anunța membrii că sala se închide într-o anumită zi, decât să-i suni pe fiecare în parte.

Alte date personale care de obicei se colectează este data de naștere, pentru a știi tot timpul vârsta membrului. Aceste informații sunt utile mai ales la segmentarea audiențelor pentru oferte, newsletter sau alte forme de comunicare.

Indiferent cum și ce date de contact decizi să colectezi de la membrii tăi, este vital să ții cont de GDPR (Regulamentul General de Protecția a Datelor). Asta înseamnă că, chiar dacă membrul și-a dat adresa de email sau numărul de telefon, asta nu înseamnă că poți să-i trimiți emailuri cu oferte sau să-l suni să-l convingi să cumpere un anumit serviciu, dacă membrul nu ți-a dat voie în mod special să faci asta.

Tot în acest sens este important să colectezi doar datele personale de care ai nevoie cu adevărat. De exemplu, este posibil să ai nevoie de adresa fizică a membrului, deoarece aceasta trebuie trecută în contractul de membru sau pe vreo eventuală factură solicitată de membru.

În schimb, nu ai nevoie de datele vreunui document de identificare așadar de ce ai cere acest lucru?!? Nu scana sau copia buletinul sau vreun alt tip de document de identificare deoarece nu ai nevoie de toate informațiile de acolo. Nu vei face decât să-ți încarci baza de date, unii membri nu se vor simți confortabil să-ți dea atâtea informații despre ei, iar în caz de vreo eroare sau breșă de securitate, amenzile GDPR nu sunt de neglijat. Așadar, fă o listă cu datele personale de care ai nevoie de la membri și nu cere nimic în plus.

Și operațiunea de înregistrare a unui membru nou va decurge mult mai repede dacă nu trebuie să completeze un formular uriaș.

Poza de profil

Acest detaliu este deseori trecut cu vederea, deoarece mulți operatori cred că nu este necesar. Dar hai să luăm următorul exemplu:

Un membru își cumpără abonament full-time la sala ta de fitness. Ai deja câteva sute de membri, astfel încât nu este tocmai ușor pentru angajații de la recepție să-i țină minte pe toți. Dacă singurele date personale pe care le-a dat membrul respectiv este numele, adresa de email și adresa fizică, ce îl împiedică să nu își lase prietenii să-i folosească abonamentul? Nu trebuie decât să știe datele de mai sus și, dacă este cazul, să aibă la ei cardul de membru. Chiar dacă ai impresia că nu te afectează, să știi că astfel de acțiuni duc la venituri substanțiale pierdute.

În schimb, dacă atunci când unei persoane care își cumpără abonament pentru prima dată la sala ta i se face o poză cu camera web a calculatorului și i se salvează în profilul de membru, cei de la recepție sau orice alt angajat poate să-i facă fără probleme check-in-ul și să-i confirme identitatea pe baza pozei din profil.

Există și alte opțiuni pentru confirmarea identității, dar niciuna nu este la fel de simplă și rapidă. Se poate cere ca membrul să vină cu un document de identitate de fiecare dată pentru a-i confirma identitatea, dar acest lucru poate fi problematic, pentru că e posibil să nu aibă buletinul la ei sau să nu dorească să îl arate. În plus, această operațiune ar adăuga minute în plus la operațiunea de check-in, care trebuie să fie cât mai rapidă.

O altă opțiune este utilizarea datelor biometrice, precum amprenta unui deget sau a palmei. Această soluție este cu siguranță mai rapidă și eficientă, dar implică echipamente costisitoare și din nou, este posibil ca nu toți membrii să dorească să fie amprentați.

Statusul abonamentului

Bineînțeles, profilul de membru ar trebui să afișeze statusul abonamentului, într-un mod cât mai ușor de văzut și perceput. Asta înseamnă că se afișează atât tipul de abonament, cât și cluburile în care membrul are acces, dacă vorbim despre lanțuri de săli de fitness, dar și beneficiile incluse.

De asemenea, este important ca sistemul să afișeze data la care expiră abonamentul și câte zile mai este valabil.

Aceste informații sunt esențiale mai ales atunci când i se face check-in membrului și trebuie afișate într-un mod cât mai vizibil. Un soft de gestiune cu adevărat util validează accesul membrului la check-in și recepția nu mai trebuie să facă verificări. Asta înseamnă că atunci când se scanează cardul de membru, brățara sau cardul digital, softul identifică profilul de membru în baza de date și înregistrează automat check-in-ul membrului.

În cazul în care membrul nu are abonament activ sau nu are acces în locație, la momentul respectiv, sistemul afișează un mesaj de eroare, iar cei de la recepție află instant că acel membru nu are acces în sală. Asta fără să fie nevoiți să verifice tipul de abonament al membrului și ce include.

Serviciile adiționale cumpărate

În același profil de membru trebuie afișate și toate serviciile adiționale achiziționate, precum pachete de sesiuni cu PT, sesiuni de masaj, SPA și alte servicii similare. Așa cum scriam mai sus, este foarte important ca toate informațiile despre un membru să se afle într-un singur loc, iar asta includ și serviciile adiționale. Dacă se vând pachete de sesiuni sau clipcarduri, cum le numim noi, profilul de membru trebuie să afișeze sesiunile rămase și, bineînțeles, perioada de valabilitate.

Acest aspect este util mai ales atunci când un membru vrea sa utilizeze o sesiune atunci când își face check-in în sală. Cei de la recepție nu ar trebui să caute în altă secțiune sau soft situația pachetelor de SPA a membrului.

Activitatea completă

Detaliile despre activitatea membrilor, precum fiecare vizită la sală, clase rezervate, rezervări anulate sau clase la care au participat sunt informații prețioase pentru orice manager de sală de fitness, dar, deseori ele sunt neglijate. Toate aceste date creează o hartă a preferințelor membrilor tăi care te ajută să iei cele mai bune decizii pentru afacerea ta.

Pe baza acestor detalii, poți pune la punct scenarii care să îmbunătățească experiența membrului, poți identifica rapid care sunt membrii pe cale să renunțe și care sunt cei dispuși să cumpere servicii adiționale. Aceste informații sunt extrem de utile pentru tine și echipa ta de vânzări, așadar de ce nu le-ai colecta?

Așadar, asigură-te că profilul de membru include și un istoric al fiecărei vizite la sală a membrului, cu data, ora și persoana care i-a făcut check-in. De asemenea, trebuie salvate toate rezervările făcute de membru, inclusiv cele anulate sau la care nu a participat. Pe baza acestor detalii se pot face recomandări de clase similare, iar dacă membrul nu își utilizează constant abonamentul, vei știi că trebuie să încerci să-l convingi să vină la sală, căci altfel nu își va reînnoi abonamentul.

Acest aspect este foarte util și în cazul unui incident în sală. Așa, vei știi exact cine a fost în club la momentul respectiv.

Documentele membrului

Pentru fiecare abonament sau pachete de servicii vândut trebuie să semnezi cu membrul un contract, pentru a evita orice problemă legală. În mod normal, aceste documente se generează din softul de gestiune și, anumite platforme au integrate și soluții de semnătură digitală. Toate aceste documente trebuie arhivate electronic și incluse în profilul de membru.

Același lucru este valabil și pentru facturile emise pe numele acestuia, precum și orice acord semnat cu sala de fitness. Este esențial ca toate documentele să se afle în profilul de membru, deoarece, în caz de nevoie vor fi foarte ușor de accesat. În general o factură sau un contract se identifică după persoana pentru care s-a generat. Astfel, vor fi foarte ușor de identificat, dacă se vor afla în profilul de membru.

Istoricul de tranzacții

Așa cum este esențial să ai un istoric al activității membrului, este important să ai și un istoric cu toate tranzacțiile realizate de acesta la sală. În cazul oricărei probleme sau nemulțumiri, ai toate informațiile necesare pentru a rezolva problema și nu vei fi nevoit să cauți printre bonuri fiscale sau în lista cu toate tranzacțiile din softul de gestiune, pentru a elucida misterul.

Alte profile de membri legate

Organizezi clase pentru copii? Foarte bine! Cu siguranță copii de câțiva ani nu au propria adresă de email sau număr de telefon, așadar salvezi datele de contact al unui părinte. Dar, dacă acel părinte are și el abonament la sală, nu poți crea mai multe profile de membru cu aceleași date de contact. Cel mai simplu este ca softul de gestiune să-ți permită să creezi profile pentru ambele persoane și să le ”legi” între ele. 

Astfel, cei de la recepție nu vor petrece minute în șir să identifice aparținătorul în baza de date. În plus, copii sub o anumită vârstă nu pot cumpăra servicii deoarece nu pot semna un contract. Așadar, acest lucru este făcut de părinte pentru respectivul copil, iar copilul utilizează abonamentul părintelui, pentru că profilele sunt legate.

De aceea, este util ca profilul de membru să poată fi legat de un altul, în anumite contexte. Această funcționalitate este utilă și dacă ai un program de referral. Dacă un membru și-a convins un prieten să-și cumpere abonament, cum vei știi asta? Dar, dacă această informație se află deja în profilul de membru, cu toate detaliile necesare, vei știi exact faptul că un anumit membru și-a adus prietenul la sală, care apoi a cumpărat și el abonament.

Notițe, comentarii și informații adiționale

Sunt convins că, deseori, cei de la recepție trebuie să-și lase mesaje și bilețele cu diverse informații despre un anumit membru - dacă a plecat acasă cu cheia la vestiar, dacă a uitat să plătească pentru o sticlă de apă, dacă nu și-a semnat contractul sau dacă este vorba despre un membru VIP căruia i se oferă servicii în plus față de abonament. Toate aceste informații sunt importante și necesare, dar deseori ajung pe bilețele și post-it-uri care se pierd rapid și în niciun caz nu se arhivează.

De aceea, profilul de membru ar trebui să aibă și această funcționalitate. Comentarii și liste de tip ”to do” vor fi extrem de utile pentru recepție, mai ales dacă toate aceste notițe se salvează în profilul de membru și pot fi accesate oricând, chiar dacă nu mai sunt de actualitate.

Istoric detaliat care nu poate fi șters

Baza de date cu membrii conține o mulțime de date personale, protejate de GDPR, și reprezintă ”obiectul muncii” pentru sala ta de fitness. De aceea, este crucial să protejezi aceste informații, mai ales atunci când lucrezi cu echipe mari. Astfel, profilul de membru ar trebui să aibă un istoric detaliat cu absolut toate modificările făcute asupra lui.

Fie că vorbim despre schimbarea numelui sau a adresei de email, de vânzarea unui abonament, modificarea acestuia sau rezervarea unei clase pentru un anumit membru, toate aceste operațiuni trebuie salvate în profilul acestuia, cu toate detaliile necesare, inclusiv utilizatorul care a făcut acea operațiune, ce modificare a făcut și când a făcut-o.

Softul tău NU ar trebui să ofere opțiunea de a șterge vreun profil sau vreun abonament. Astfel, nu există posibilitatea ca un angajat să șteargă din greșeală vreun profil de membru, iar tu să pierzi informații valoroase.

În plus, dacă ai un istoric complet al membrului, ce include abonamentele și serviciile vechi, toate vizitele, tranzacțiile și clasele la care a participat, vei putea să îți adaptezi mai ușor ofertele pentru a-l convinge să-și reînnoiască abonamentul, să cumpere servicii adiționale sau mai scumpe.

Dacă nu ai avut timp să citești totul...

Deși multe săli de fitness preferă să administreze lista de abonamente active, este mult mai benefic și util să ai o bază de date cu membrii sălii tale de fitness, nu doar cu abonamentele vândute. Astfel, poți să ai o imagine mai clară asupra situației afacerii tale și poți identifica care sunt membrii în pericol să renunțe la abonament.

Modalitatea cea mai simplă de a ordona baza de date este cu ajutorul profilului de membru unic. Softurile de gestiune cu adevărat utile îți permit să crezi profile de membru unice, unde poți salva toate datele și informațiile de care ai nevoie despre respectiva persoană.

Asta înseamnă nu doar numele, datele de contact și abonamentul activ, ci și toate serviciile cumpărate active și cele expirate, detalii despre fiecare vizită la sală, fiecare rezervare și clasă la care a participat.

Profilul de membru ar trebui să conțină și documentele generate pentru acesta, precum contracte și facturi, dar și istoricul de tranzacții, pofilele legate de membru, precum cele de copii sau referral, notițe și comentarii scrise de angajații tăi, referitor la membrul în cauză și, cel mai important, poza membrului. Astfel, recepționiștii pot confirma identitatea membrului extrem de simplu și eviți posibilele fraude.

Majoritatea softurilor de gestiune create special pentru sălile de fitness oferă posibilitatea de a crea profile de membri cu diverse informații. Atunci când alegi softul potrivit pentru clubul tău este important să verifici ce informații poți salva în aceste profile, cum se pot gestiona, dacă se pot șterge, dacă există un istoric cu toate modificările realizate de utilizatorii softului și, mai ales, dacă respectă prevederile GDPR.