Cum să alegi un soft de gestiune potrivit pentru sala ta de fitness

Dacă ești manager de sală de fitness, atunci mai mult ca sigur că știi faptul că un soft de gestiune este ca un pilot automat pentru clubul tău de fitness. El te ajută să coordonezi totul: de la programări până la urmărirea performanței afacerii tale. De aceea una dintre cele mai mari schimbări pe care le poți face la sala ta de fitness este să-ți schimbi softul de gestiune.

După mai multe discuții cu sute de operatori de săli de fitness, mi-am dat seama că cea mai comună îngrijorare a lor este procesul de tranziție de la un software la altul.

Există o mulțime de motive pentru care ai vrea să-l schimbi:  

Indiferent care este motivul pentru care dorești să faci această schimbare trebuie să stai să te gândești bine care sunt motivele pentru care vrei să-ți schimbi softul de gestiune.

Dacă programul pe care îl folosești nu poate ține pasul cu afacerea ta, atunci cu siguranță ai nevoie de unul nou.

Deși atunci când schimbi furnizorii de software poate să fie o experiență mai complicată ce durează mai mult, procesul trebuie să fie unul benefic pentru clubul tău în următorii ani. Dacă nu, ce sens are efortul?

Cum schimb softul de gestiune?

Dacă ai temeri privind schimbarea de soft de gestiune pentru sala ta de fitness, îți voi spune secretul care va face tranziția mai ușoară: un plan bine pus la punct, cu detalii despre fiecare pas.

În ceea ce privește tranziția la UPfit.cloud, de-a lungul timpului ne-am străduit să perfectăm o rețetă care nu doar că nu provoacă anxietăți noilor noștri clienți, dar face întregul proces mult mai simplu decât se așteaptă toți.

Haide să vedem ce facem cu planul despre care vorbeam mai sus:

Pasul 1: Identifică nevoile tale

Fă o listă cu ce ai nevoie de la noul software și motivele pentru care vrei să-l schimbi pe cel pe care îl folosești în prezent. Este important să știi de la bun început ce nevoi ai de la un program de gestiune, înainte de a decide care este cel potrivit. Așadar, acordă-ți timp și fă o listă cu toate neajunsurile și problemele cu care te confrunți acum. Odată ce ai lista cu toate funcționalitățile necesare, îți va fi mult mai simplu să găsești platforma de care ai nevoie.

Pasul 2 : Stabilește resursele dedicate tranziției

Aici nu mă refer la bugete, ci la oameni. Din experiența noastră, succesul unei tranziții rapide depinde extrem de mult de reprezentantul clubului care se ocupă de acest proces. Deseori proprietarii sunt cei care vor să se ocupe de această tranziție, dar asta nu este tot timpul o idee bună. Implementarea unui nou program de gestiune necesită timp și atenție. Dacă proprietarul are și alte afaceri sau atenția îi este ”furată” de alte aspecte, atunci implementarea va fi un proces lung și complex.

Pasul 3: Calendarul implementării

După ce ai ales noul program de gestiune și echipa care se va ocupa de implementare, pune la punct un calendar, împreună cu furnizorul softului. Noi deja știm exact cât durează fiecare pas și în cât timp de la semnarea contractului unui club poate începe să utilizeze sofware-ul nostru, în funcție de modulele alese. Astfel, poți pune la punct un calendar concret și vei avea o dată exactă de ”go live”, adică ziua în care începi să utilizezi noul program de gestiune așa cum trebuie.

Pasul 4: Decizii privind informațiile pe care le migrezi din vechiul soft

Partea care îi sperie pe toți operatorii de fitness este migrarea datelor dintr-un program de gestiune în altul. Ce nu știi poate este faptul că această tranziție este și un moment ideal să faci puțină curățenie. Așadar fă o listă cu toate informațiile de care ai nevoie, în funcție și de cerințele noului software.

Pasul 5: Lista cu integrări

În funcție de specificațiile noului program de gestiune, cu siguranță vei avea o serie de integrări, care vor avea nevoie de diverse operațiuni. Fă o listă cu toate aceste integrări, oricât ar fi de mici, și la fiecare include necesarul.

Pasul 6: Instruirea echipei tale

Și acesta este un aspect foarte important, care îți poate da bătăi de cap. Nu este suficient ca tu să înțelegi cum funcționează noul program de gestiune, ci și echipa ta, mai ales cei care lucrează la recepție. Așadar, asigură-te că noul program de gestiune are cât mai multe resurse care vă vor ajuta să învățați repede cum funcționează acesta. 

De asemenea, furnizorul programului ar trebui să facă măcar o sesiune de training cu angajații tăi.

Pasul 7: Anunță-ți membrii de schimbare

După ce întreaga echipă este gata să utilizeze noul program de gestiune, este timpul ca și membrii tăi să afle de schimbare. Nu este necesar să îi anunți cu mult timp înainte sau să le dai detalii tehnice. În schimb, dacă această schimbare le afectează activitatea în mod direct, ar trebui să știe.

Așadar, schimbarea programului de gestiune la sala ta de fitness este poate cea mai mare tranziție prin care va trece afacerea ta. Te sfătuiesc să nu te grăbești să iei o decizie și nici să faci procesul de tranziție mai scurt decât este necesar.

Odată ce ai făcut acest pas și vei vedea rezultatele, cu siguranță te vei întreba de ce nu ai făcut asta mai repede.