Acțiuni esențiale pe care membrii le pot face fără ajutorul recepției

Digitizarea companiilor este un trend uriaș care a pătruns în orice domeniu de afaceri, inclusiv industria fitness. Deși multă lume crede că digitizarea înseamnă doar implementarea unor softuri de gestiune și management, acest trend înseamnă mult mai mult.

În contextul sălilor de fitness, digitizarea nu se referă doar la un soft de gestiune, ci și la automatizarea diverselor acțiuni și oferirea membrilor mai mult control asupra activității lor.

Mai exact, cu diverse unelte digitale, membrii pot face singuri, online, diverse operațiuni legate de contul lor, oriunde și oricând, fără a mai fi nevoiți să depindă de recepția sală.

Există mai multe modalități prin care membrii își pot administra singuri activitatea la sală:

• Printr-o aplicație de mobil dedicată
• Printr-un portal pentru membri ce poate fi accesat din site-ul sălii de fitness
• Prin diverse widget-uri inserate în site-ul sălii de fitness

Toate acțiunile pe care membrii le fac cu ajutorul acestor unelte digitale se salvează automat în softul de gestiune, fără ca angajații tăi să mai fie nevoiți să facă ceva. Iată câteva dintre cele mai importante acțiuni asupra cărora membrii ar trebui să aibă control.

Să-și facă check-in în sală

Check-in-ul în sală este acțiunea ce mai des realizată de membri și de aceea ar trebui să fie cât mai simplă și rapidă. În loc ca angajatul de la recepție să petreacă minute în șir căutând membrul în baza de date sau pe o listă pentru a verifica dacă are abonament, membrul poate să scaneze un cod QR din aplicația de membri care va deschide automat profilul de membru în softul de gestiune și va înregistra check-in-ul, dacă respectivul membru are acces.

Acest flux se poate integra într-un sistem de control acces, în care membrul scanează codul QR din aplicație, și, dacă are abonament activ pentru respectiva locație, sistemul deblochează turnicheții pentru a-l lăsa să intre. Cu acest sistem, sala de fitness poate avea program non-stop, fără a fi necesară prezența vreunui angajat la recepție.

Să-și rezerve locul la clase

Clasele de group fitness sunt unele dintre cele mai populare servicii la orice sală de fitness, iar dacă ai pus la punct așa cum trebuie acest serviciu, cu siguranță clasele tale sunt mereu pline și se intră numai pe bază de rezervare. Aceste rezervări ar trebui să fie la îndemâna membrilor și să nu depindă de personalul de la recepție.

Cu un sistem de rezervări online, le permiți membrilor să-și rezerve singuri locul la clasele favorite, fără să mai aglomereze recepția cu telefoane sau solicitări în persoană. În plus, cu rezervări online, membrul nu trebuie să depindă de programul de funcționare al sălii de fitness și poate să-și facă rezervări în orice moment, oriunde ar fi.

Să-și anuleze rezervările la clase

Dacă pot să-și facă rezervări online la clase, ar fi normal ca membrii să poată și să anuleze acele rezervări tot online. Astfel, responsabilizezi membrii mai ușor și, pentru că este comod pentru ei, nu vor mai uita să-și anuleze rezervările la clasele la care nu mai pot participa.

Este important să ai o imagine exactă asupra numărului de participanți la o clasă, iar dacă membrii se obișnuiesc să-și anuleze rezervările nedorite, atunci vei avea tot timpul o situație reală a gradului de ocupare, înainte de începerea clasei.

O modalitate de a obișnui membrii să-și anuleze rezervările neonorate este printr-un sistem de penalizări – atunci când membrul nu anulează la timp și nici nu se prezintă la clasă, primește o penalizare. La un anumit număr de penalizări li se suspendă opțiunea de a face rezervări online pentru un anumit număr de zile.

Să-și facă cont de membru nou

Una dintre cele mai complicate și lungi operațiuni care se fac la recepția unei săli de fitness este vânzarea unui abonament unui membru nou. Asta înseamnă că nu doar se face vânzarea în sine, ci se creează cont de membru nou care presupune completarea de formulare și verificarea datelor de contact.

Din moment ce această operațiune este relativ lungă, ar fi mult mai simplu pentru toate părțile dacă membrul ar putea să-și creeze cont singur online.

Astfel, acesta completează un formular online cu datele sale, necesare pentru crearea contului de membru, apoi își selectează singur tipul de abonament dorit, data de început și face plata online, cu cardul bancar. Toate informațiile se salvează în softul de gestiune, iar prima dată când membrul nou vine la sală, nu mai trebuie decât să i se facă poza de profil.

Să-și reînnoiască abonamentul

Și membrii actuali ar trebui să poată să-și reînnoiască abonamentul singuri și să-l plătească online cu cardul bancar. Astfel, nu vor mai face cozi la recepție și rata de reînnoire va crește deoarece membrii pot face această operațiuni oricând vor. În plus le este mai simplu să verifice întreaga ofertă de abonamente și să se orienteze spre variantă cea mai bună pentru ei, fără să petreacă minute în șir la recepție până se hotărăsc.

Să-și înghețe abonamentul

Majoritatea sălilor de fitness oferă membrilor opțiunea de a îngheța abonamentul din motive personale. Astfel, dacă membrul nu va putea utiliza abonamentul timp de mai multe zile, acesta poate să-l înghețe pentru perioada respectivă, iar data la care expiră se va recalcula. Această operațiune se face de obicei prin telefon sau la recepție, dar poate fi foarte ușor mutată online. Astfel, membrul știe exact câte zile are voie să-și înghețe abonamentul și de câte ori se poate îngheța. Așadar, membrul face singur această operațiune, atunci când consideră necesar.

Să cumpere servicii adiționale

Dacă membrii își pot cumpăra abonament cu plata online, și celelalte tipuri de servicii ar trebui vândute la fel. Mai exact, sesiunile de masaj, abonamentele de o zi și restul serviciilor de SPA pot fi vândute online, iar membrii să le plătească cu cardul bancar.

Pentru ei este mai ușor să aleagă pachetul de servicii dorit, consultând întreaga ofertă online, atunci când au timp, fără să fie nevoiți să ia o decizie la recepție, când alte persoane așteaptă în spatele lor. Cu un sistem de plăți online pentru servicii, vânzările decurg mai simplu, atât pentru recepție, cât și pentru membri.

Să-și aleagă antrenorul cu care fac sesiunile de PT

Membrii care preferă să se antreneze cu un antrenor personal ar trebui să își aleagă antrenorul pe cont propriu și să nu i se aloce de către personalul de la recepție. Și această operațiune se poate face online, dacă membrul are acces la o secțiune de prezentare a întregii echipe de antrenori, unde poate vede detalii despre experiența și certificările lor.

Membrul poate să facă o alegere pertinentă și să cumpere sesiuni de PT care să fie alocate automat antrenorului dorit. Sesiunile se plătesc, bineînțeles, tot online, astfel încât și această operațiune este transferată complet de la recepție la membru.

Să-și acceseze contractul de membru

Pentru orice abonament sau serviciu vândut la sala de fitness, ar trebui încheiat un contract între sală și persoana care le-a achiziționat. Astfel afacerea ta este acoperită, în cazul vreunei probleme. De asemenea, este important ca și membrul să aibă propria copie a contractului, în cazul în care are vreo nemulțumire.

Ca să elimini din costurile de arhivare, poți implementa un sistem de semnătură electronică pentru contractele încheiate la recepție. După ce membrul și un reprezentant al clubului semnează digital contractul, acesta este trimis automat membrului pe adresa sa de email, cu tot cu semnături.

În cazul abonamentelor și serviciilor vândute online, pentru aceste contracte se utilizează semnătura de la distanță, astfel încât și aceste documente se pot trimite pe mail automat și, opțional, pot fi accesate oricând dintr-o secțiune dedicată a aplicației de membri sau a contului online de membru.

Să-și descarce facturile fiscale

Mulți membrii solicită factură fiscală pentru abonamentele achiziționate, mai ales atunci când este vorba despre contracte corporate. Deseori membrul are nevoie de copii după aceste facturi astfel încât este nevoit să vină la sală numai pentru a obține aceste documente.

Pentru a evita aceste situații, membrul ar trebui să primească prin email toate facturile care i s-au emis, dar, la fel ca în cazul contractelor, este util să aibă acces la o secțiune dedicată în aplicația de membri sau contul online de membru, de unde să-și poată descărca singur facturile, de fiecare dată când are nevoie.

În cazul în care nu ai avut timp să citești totul...

Pentru sălile de fitness, digitizarea înseamnă mai mult decât implementarea unui soft de gestiune. Unul dintre cele mai importante aspecte al digitizării unei săli de fitness este oferirea membrilor posibilitatea de a-și controla singuri activitatea.

Asta înseamnă că prin intermediul unei aplicații de mobil dedicate sau a unui portal ce se poate accesa din site-ul sălii de fitness, membrii își pot gestiona singuri activitatea și contul. Își pot face check-in în sală cu aplicația de membri, își pot face rezervări la clasele preferate, își pot crea cont de membru nou sau pot cumpăra abonamente sau servicii cu plata online.

Cel mai mare beneficiu al acestui sistem este faptul că membrul face singur aceste acțiuni, oriunde și oricând, iar munca personalului de la recepție se reduce semnificativ. Astfel, angajații tăi se pot concentra asupra experienței membrilor la sală și nu mai pierd vremea cu operațiuni administrative.